Der TSE-Stick bzw. die darauf gesicherten TSE-Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Rechtsgrundlage und Einordnung

Der bisherige Betreiber muss die TSE-Daten nach einer Betriebsübergabe 10 Jahre aufbewahren. Die Pflicht beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die letzten Kassenumsätze mit der TSE aufgezeichnet wurden.

Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit den GoBD:

• § 147 AO – Aufbewahrungspflichten

• GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen

Die TSE-Daten gelten als steuerlich relevante Aufzeichnungen, da sie die Unveränderbarkeit der Kassenumsätze nachweisen.

Konkret bei einer Betriebsübergabe

Für den bisherigen Betreiber gilt:

• Vor Übergabe:

  • vollständiger Export aller TSE-Daten

• Danach:

  • Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

  • Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten signierten Umsätze angefallen sind

Wichtig:

• Der physische TSE-Stick kann aufbewahrt werden
  oder

• die Daten werden revisionssicher extern archiviert
  (z. B. auf Datenträger / Archivsystem)

➡️ Entscheidend ist nicht der Stick, sondern die vollständige Verfügbarkeit der Daten.

Darf der alte TSE-Stick entsorgt werden?

Nein, nicht ohne Weiteres.

Zulässig ist eine Entsorgung erst dann, wenn:

• alle TSE-Daten vollständig exportiert wurden und

• diese Daten für die gesamte 10-jährige Frist

  • lesbar

  • prüfbar

  • unveränderbar
    vorgehalten werden können.

In der Praxis wird empfohlen:

Den alten TSE-Stick zusammen mit den Exportdaten aufzubewahren, um Diskussionen bei einer Prüfung zu vermeiden.

Häufige Fehler (unbedingt vermeiden)

• TSE-Stick an den neuen Betreiber übergeben

• Daten nicht oder nur teilweise exportieren

• Exportdateien verlieren oder nicht mehr lesbar vorhalten

• Annehmen, dass nach Betriebsübergabe keine Pflicht mehr besteht